作为与参展商沟通的重要载体的招展书是展览项目的第一份说明书。所以在制作招展书时需要准确并且要尽可能的全面。主要包括以下几个方面的内容：
一、展览的基本内容
展览的基本内容主要包括：展览名称、展览logo、展览的时间和地点、办展的意义、展品范围、展览特点、展览费用、与展览相关的广告等。
二、展览环境的基本介绍
主要包括展览题材所在的行业、办展所在地的环境介绍等包括行业生产、销售、进出口及发展趋势以及办展所在地区的的市场环境及市场的辐射范围等。
三、展览招商和宣传推广计划
展览组织机构对往届到会观众的分析资料及邀请专业采购商的情况介绍同时也要详细介绍展览宣传推广的手段、方法、渠道等这些都是参展商较为看重的展览价值可能会对参展决策起到决定性的营销。
四、展览价格与展览服务
展览组织就够将展览展位的收费标准以及服务项目等内容安排在招展书的显眼位置同时还需要向参展商提供如何办理参展手续、填写参展申请表以及付款等信息并注明展览组织机构的联系方式。
五、历届展览的基本情况与图案
主要用来介绍历届展览的成果以及辅助参展的一些图片例如展馆平面图、周边的交通地图、往届展览总结资料图、展览现场图等因为图片不仅可以丰富招展书的内容而且还可以美化招展书。
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一、 计划立项1、 工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查对行业而言项目的利润增长点是否够大地域性的考虑。要结合本地的实际特点立项要符合当地的地区性。时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征比如不能在冬天搞风扇展之类的。同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。（2）实施的具体方案（3）宣传费用计划表A、广告时间段的投入以46个月为例一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入少量在大众媒体上投入]；开展前一个月为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入以20%的大众媒体20%的专业媒体]B、广告投放的形式户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）2、 寻找主办单位。（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式采用一次性付款。3、申请各种批文4、场地联系以成都为例四川省展览馆主要是进行大众性的展会主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会5、联系宣传媒体（1） 对象：专业媒体和大众媒体（2） 方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。6、制作邀请函（已经附）7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）二、 实施招展1、 招展方式：主要是电话联系其次可以邮寄信封、EMAIL、上门拜访、朋友介绍等2、 招展的步骤：（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）（2）跟踪拜访（找准负责人）A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；针对第一种客户：问清客户需求要求进一步促成购买愉快地答应客户的针对第二种客户：了解客户拒绝的原因为面谈作好准备二次面谈向客户推荐下一届展览会要求客户介绍其它客户保持关系待以后联系针对第三种客户：问清客户需求和异议进行第二次拜访消除顾客顾虑3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南 三、 实施招商（1） 在招展过程中可以把拒绝型客户转换成参观商（2） 通过媒体可以间接招来一些参观商（3） 主要的招商工作还是在开展前1~2周承办单位组织招商工作比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。（4） 组办单位为展会提供的工作四、 相关活动展览会的相关活动是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的是为参展商和贸易观众提供附加服务从而提高展览会的形象与档次。五、 展会现场（1） 布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等（2） 开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等六、 展会后的控制工作 包括参观参展的意见反馈等后期了解工作
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